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ペーパーレス化の切り札となるか!?DocuWorksの実力!!

皆さんこんにちは。

名古屋市昭和区の税理士、服部大です。

政府からの現金給付については結局一律10万円で落ち着きそうですね。

せっかく30万円給付のわかりにくい給付基準の解説ブログを書いたのに…。

まあでも『【続報】現金30万円給付の基準が簡素化しました!』でも書いた通り、

強引に要件さえ満たせば給付金受け放題の制度だったので

これで良かったのかなと思います。

さて今日はコロナの話は置いといて、私の事務所の話をしたいと思います。

税理士業務のペーパーレス化への課題とは?

以前のブログ『確定申告で感じたわたしの課題』でも記載した通り、

現在、私の事務所では基幹業務へのペーパーレス化に取り組んでおり、

DropboxやEvernoteを活用して作業効率化やコピー・印刷量の削減に努めています。

しかし税理士業界自体はあまりペーパーレス化が進んでいないのが実情です。

前職ではチェック作業については一度印刷した書類にチェックを行い、

それを複合機でスキャンしてデータ保管をするという何とも手間のかかる工程でした。

私が前職のような事務所と同じやり方で業務を回そうとしても、

ある程度の規模の税理士事務所であれば立派な複合機があるのでしょうが、

私はまだまだひとり税理士ですので家庭用に毛が生えた程度のものしか備わっていません。

したがって私にとっては印刷する頻度自体を削減することが至上命題と言えるのです。

その一方で、

印刷物を削減しつつも紙媒体と同等以上のチェック効率

そしてチェックした形跡がきちんと残るサービスが必須であり、

私の事務所で導入する上での譲れない条件でもありました。

そしてこのたび辿り着いたひとつの可能性、

DocuWorksというサービスの可能性について検証していきたいと思います。

DocuWorksとはどんなサービス?

DocuWorksとは複合機で有名な富士ゼロックスが提供するクラウドサービスです。

ちなみに実は前職でもこのDocuWorksを導入していたのですが、

ペーパーレス化は中途半端なところまでしか進んでおらず、

上述のとおりチェック業務などは基本的にすべて紙媒体で行っていました。

さてDocuWorksはPC上に再現された自分のデスクの上で、

WordやExcel、PDF、画像など様々な形式のファイルを閲覧・編集することができます。

富士ゼロックスHPより引用

具体的には付箋をつけたり、マーカーを引いたり、承認印を押したりなど、

紙の上で行うことが電子上でも可能となるイメージでしょうか。

またWordとExcelなど、形式の違うファイルを電子上でクリップ留めしたり、

電子のクリアファイルや封筒に入れてひとまとめにすることも可能ですし、

それを電子トレイに入れて社内で回覧することもできます。

富士ゼロックスHPより引用

PDF変換機能について

現状ではDocuWorks自体の知名度はまだまだ低く、

DocuWorksファイルをお客様に送信しても見ることができないということも多いです。

(無料の閲覧サービス(編集は不可)であるDocuWorks viewer lightを

インストールしてもらえれば閲覧自体は可能です。)

しかしそのような場合でもDocuWorksファイルをPDF変換する機能もありますので、

DocuWorksを導入していない相手に送信する際にも困ることはありません。

チェック形跡を残したままの保管について

そして私がこだわっていた部分である、

チェックした形跡をちゃんと残せるかについては以下のサンプル図をご覧ください。

このように付箋やマーカー、捺印などもすべてデータとして残せますし、

PDFファイルへ変換しても維持することができます。

またExcelなどのファイル形式であってもDocuWorksファイルへ変換し、

同様に付箋やマーカーなどの加工・編集が可能となります。

したがって私の求める基準は充分クリアしているのではないかと思います。

DocuWorks上でチェックした後はスキャンが不要!

そして電子デスク上でチェックした資料はそのままDropboxへ保管することで、

わざわざ紙媒体でスキャンする作業も不要であり、

大幅な業務時間削減を図ることができるのです。

いやあ、確定申告手続き前にDocuWorksを導入しておけばよかった…。

最後に

今日はペーパーレス化に向け、DocuWorksの機能検証についてお話ししました。

現時点では60日間の無料お試し期間中であり、

その期間を活用してより深い検証を実施していきたいと思っています。

こういった作業効率の面から様々な検証を行えるのも、

開業したての今だからこそ!だと思いますので

じっくりと考えて結論を絞り込んでいけたらいいなと思います。

では今日もお読み頂きありがとうございました。

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服部 大

服部 大

2020年2月に名古屋で独立開業したギリギリ平成生まれの税理士兼中小企業診断士です。 争いごとが苦手な、のんびり平和主義者です。 税務や補助金に関するトピックはもちろんのこと、ひとり税理士としての事務所経営の試行錯誤についても赤裸々に語っていきます!

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