皆さんこんにちは。
鶴舞在住の税理士、服部大です。
今日は暖かい一日でしたね。
色々慌ただしい世の中ですが、
季節の変化もところどころに感じることができます。
さて現在の緊急事態宣言下の世の中において、
従業員を守るためにテレワーク体制を推進している企業も多いと思います。
テクノロジーの発展により
そのような手段を講じることができるようになったのは
大変喜ばしいことだと思います。
このコロナ禍が１０年前に起こっていれば
経済は完全にストップしてしまっていたことでしょう。
今日はテクノロジーや技術革新にちなんで、
私自身が働く上で現在感じている課題についてお話ししたいと思います。
税理士業務とペーパーレス化のせめぎ合い
私は現在職員を雇用していないため、
基本的にありとあらゆる業務を自分自身でやらねばなりません。
そのため税理士としての業務だけではなく、
いわゆる雑務もすべてこなさなければならず、
想像以上にそのような業務に時間を取られてしまいがちです。
一方で自分でやってみるからこそ気づくことができる改善点もいくつかあります。
たとえば『【未だに紙で契約書を作成しているあなたへ】クラウドサインをおすすめする３つの理由』でもご紹介した通り、
契約書の締結を紙媒体ではなく電子契約にすることで効率化を図ったり、
データ管理についてもDropboxを活用することで事務負担の軽減を図っています。
私自身は特にペーパーレス化を重視しており、
書類をスキャンするときにもわざわざ原本をスキャナーで読み取ったりせず、
スマホのEvernote Scannableというアプリで読み取り、
それをEvernoteからPCへ同期させることで瞬時にデータ化しています。
そのようなツールを活用することで、
できる限り原本を預からない
紙媒体で出力しない
ということを心がけています。
しかし雑務を簡素化することばかりに意識が集中すると
ミスが発生するリスクが大きくなりがちです。
元々はしっかりカバーできていたものが
簡素化したばっかりにミスに気付かずスルーしてしまった
ということではもはや効率化とは言えませんよね。
他業種でもミスというものは当然許容されるものではありませんが、
税理士業務においても作成する申告書に間違いは許されません。
今回、確定申告業務を行っていて感じたのは
税理士業務とペーパーレス化のバランス調整の難しさでした。
セルフチェックをどのように行うべきか
前職では自分が作成した申告書は紙媒体で出力し、
上司２名によりダブルチェックを行っていました。
それが現在の私はひとり税理士であるため、
ミスのないよう自らチェックを徹底しなければなりません。
今回、独立してすぐに確定申告業務に取り掛かるにあたり、
前職で慣れ親しんだ方法をいきなり変更することはさすがにリスクが大きいと考え、
今回の確定申告業務については基本的にすべて紙媒体で出力し、
セルフチェックを行いました。
それによってチェック業務自体は特に不自由なく行うことができましたが、
やはり印刷する紙の量が多くなり、
印刷する量を減らしたいなという気持ちにさせられます。
なので私自身が感じている今後の課題としては、
チェック業務のクオリティを担保した上でどこまでペーパーレス化を図っていけるか
という部分かなと思っています。
仮にPC上でチェックするにしても、
後から振り返ったときに自分がどこをチェックしたのか
しっかりと追跡できるよう、チェックした痕跡を残せることは必須だと思います。
今後チェック業務のペーパーレス化を図るのであれば、
従来の紙媒体でできていたことをしっかりと電子上で表現できるもの
を追求していきたいなと考えています。
最後に
本日はペーパーレス化に関する私自身の悩みについて書いてみました。
この課題は申告書の作成だけでなく、
お客様の月次の帳面チェックについても当てはまる話なので、
クオリティを維持しながら効率を上げていくということは
私にとっては結構な死活問題だと考えています。
早めに良い解決方法を見出せるよう、取り組んでいきたいと思います。
では今日もお読み頂きありがとうございました。
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