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税金のお話

【未だに紙で契約書を作成しているあなたへ】クラウドサインをおすすめする3つの理由

皆さんこんにちは。

名古屋市昭和区の税理士、服部大です。

今日からまた新たな一週間が始まりましたね。

年度末から新年度に切り替わるこの季節。

生活環境がガラッと変わる方も中にはいらっしゃるのではないでしょうか?

税理士業界は新卒採用を行っている事務所はあまり多くはないと思いますので、

基本的に新年度だから何かが変わるということはあまりなく

普段の生活がそのまま続くことが多いかと思います。

かく言う私も特段変わりなく、通常営業していく予定です。

さて今日は契約書作成の実務について、便利なツールをご紹介したいと思います。

クラウドサインとは

CloudSign(クラウドサイン)はウェブ完結型の契約締結クラウドアプリケーションです。

請求書は勿論のこと、発注書・請書・納品書・検収書・ 領収書など、

さまざまな対外的なやりとりに利用できる便利なツールだと思います。

出典:クラウドサインHP

このクラウドサインを活用することで、

従来は書面で行っていた契約締結をパソコン上のみで処理を完結させることが可能

となります。

今回、私も初めてクラウドサインのサービスを利用してみたのですが、

私が感じた利点を3つ挙げてみることにします。

①事務負担が軽減すること間違いなし!

先ほどチラッと書いた通り、まず1点目は紙媒体を使わないことによる

事務作業の負担が軽減することにあります。

紙媒体で契約書作成を行う場合、

相手方も同席していればその場で作成を完了させることも可能なのですが、

それ以外の場合には

 ・まず一方が契約書を作成して署名・捺印

 ・それを相手方に郵送して署名・捺印をもらった後、返送してもらう

といったプロセスを経なければなりません。

契約内容に修正や変更が生じた場合には何度もこれを繰り返す必要さえ生じます。

それに対し、クラウドサインの場合にはすべてオンライン上で処理が完結するため、

これらの面倒な郵送作業が不要となるとともに、

契約内容に変更が生じた場合の手続きも非常に簡便なものとなります。

クラウドサインでは作成した契約書データを相手方にメール送信し、

そのメールからクラウドサインへアクセスすればオンライン上で署名や捺印が可能となります。

またクラウドサインの場合、相手方はクラウドサインのユーザーである必要がないことも

非常に大きなメリットであると思います。

相手方がユーザーでなくても、メールアドレスさえ持っていれば契約締結が可能ですし、

締結後の契約書はPDFにてダウンロードが可能です。

クラウドサインのユーザーに関しても、

作成した契約書データはすべてクラウド上に保存されているので、

お互いに書面で保管する手間も省くことができるのです。

※ただし無料ユーザーの場合にはタイムスタンプ機能がなく、

 その状態では税務上の保存義務を満たさないため、

 PDFデータを出力し保存することが必要となります。

②サービス提供者は弁護士ドットコム!

メリットの2点目はサービス提供者についてです。

こういった従来の方法を大きく打ち破るものが現れると、

本当にそんなやり方で問題ないの?」という保守的な声が挙がります。

(実際、当初は私も懐疑的でした。)

しかしクラウドサインのサービス提供者は上場企業である弁護士ドットコム株式会社であり、

まさに企業法務の専門家たちによって提供されているサービスなのです。

弁護士ドットコムによって建設業法や宅建業法に照らし合わせながら、

あるいは関係省庁に照会をかけながら、

どこまでであれば契約書の電子化が可能か(電子化しても有効かどうか)を判断し、

サービスが提供されています。

ちなみに建設業における工事請負契約書に関しても電子契約は有効であることについて、

経済産業省からお墨付きをもらったことで

一気に建設業でのクラウドサインが普及したようです。

【参考】クラウドサインHPより:『グレーゾーン解消制度を活用して、クラウドサインによる契約の適法性を確認しました

なお宅建業法では重要事項説明書等の書面交付義務があるため、

現時点では電子化はできないようですが、

国土交通省でも契約書の電子化に向けた取り組みは進行しているため、

いずれ電子契約が有効になる日も遠くはないのではないかと思います。

弁護士ドットコムが提供しているサービスという安心感は非常に大きいものだと思います。

③電子契約により印紙代節約可能!

最後に3つ目のメリットですが、個人的にはこれが一番大きいのではないかと思います。

それは電子契約によって印紙の貼付が不要となることです。

これは現行の印紙税法では電子契約は課税文書に該当しないことに基づいています。

なお①の※にも書いた通り、タイムスタンプがないものは書面での保管が必要となりますが、

電子契約書を紙媒体へ出力したものについても課税文書には該当しません。

これは契約書の主体が電子契約であり、印刷したものは単なる写しであるためです。

したがって先述した工事請負契約や金銭消費貸借契約、業務委託契約など

様々な場面で電子契約を活用することで、印紙税のコストダウンを図ることができるのです。

なお締結する契約について、例えば金融機関など第三者への提出が必要な場合には、

事前に電子契約でも可能かどうか確認することをお勧めします。

最後に

今日はクラウドサインによる電子契約のメリットについてお伝えしました。

クラウドサービスやAIなど、IT化を上手く取り入れることで

今後ますます様々な恩恵が受けられる時代に突入していくことかと思います。

その時代の流れに上手く乗っていけるよう、

これからも情報収集に努め、積極的に取り入れていけたらいいなと思います。

では今日もお読み頂きありがとうございました。

またお会いしましょう。

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服部 大

服部 大

2020年2月に名古屋で独立開業したギリギリ平成生まれの税理士兼中小企業診断士です。 争いごとが苦手な、のんびり平和主義者です。 税務や補助金に関するトピックはもちろんのこと、ひとり税理士としての事務所経営の試行錯誤についても赤裸々に語っていきます!

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