日々の仕事の中には、
多かれ少なかれ「無駄」や「非効率」なものが隠されているものです。
そのような無駄や非効率なものは、
頻度が高いものほど時間的なデメリットが大きくなるため、
当然ながらできるだけ早く改善していくことが望ましいですよね。
ひとり税理士として独立し、
何もかも自分でやらなければならない環境に身を置いてみると、
組織で業務改善を行うことの難しさが見えてくるものです。
今回は日々の業務効率化についてお話ししてみたいと思います。
税理士事務所は非効率なことだらけ？
まず税理士事務所としての傾向として、
業務体質が非常に古い
これは税理士の平均年齢が60歳を超えているという
驚愕の事実にも由来することだと思いますが、
ココがダメ
（私も含め）ITリテラシーが極めて低いのです。
高齢の所長税理士の古い業務のやり方からなかなか抜け出せずに、
ズルズルと現在まで引きずっている事務所も少なくないはずです。
誰かが率先して業務改善の提案をすれば良いのでは？
とお思いになるでしょうが、
税理士事務所は所長税理士のワンマン経営であることも少なくなく、
風通しはあまり良くないものだったりするのです。
そのような背景もあり、
- なかなかペーパーレスが進まない
- いまだに顧問先から領収書を預かってパートさんが会計データに入力している
そんなことがむしろ当たり前の業界なのです。
「作業者≠権限を有する者」であることの弊害
税理士事務所以外の一般企業でも当てはまる大きな問題点として、
「実際に作業を行う人」と「社内の業務改善を行う権限のある人」がイコールでない
ということが挙げられるのではないでしょうか？
多くの無駄や非効率な作業が潜んでいる雑務は、
ある程度の規模の会社であれば パート職員や若手社員が担うこととなります。
これらの方々は業務改善を率先して行う立場ではなく、
なかなか下から改善を提案する声を発することは簡単ではありません。
一方で課長や部長クラスの一定の権限を有する方々は、
ココがダメ
自分自身が雑務にあたる機会はほぼゼロであるため、
無駄や非効率な業務の存在にすら気づきにくい環境となっているのです。
このように
ポイント
「実際に作業をする人」と「権限のある人」が別であることによって、
無駄や非効率な業務がまともに認識すらされずに、
社内にはびこってしまうことが非常に多いのではないかと思います。
「権限を持つ人物」が自ら業務を体験してみることも重要
そのような状況を打開するために、
社内で業務改善プロジェクトのような一時的なプロジェクトメンバーを招集したり、
中には改善提案をしてくれた社員に対して報奨金を出す会社もあります。
しかしひとり税理士として働いている私としては、
社内で権限を持つ人物がひと通りの業務を身をもって体験し、
自ら無駄に気づくことも時には重要なのではないかと思っています。
と言いますのも、
ココに注意
自分がやったことない仕事の改善提案を部下からされたとしても、
現状の過酷さにピンと来なければあまり心に刺さらないのです。
手間のかかる作業を行うことが、
実際にどれくらい大変なことなのかはなかなか言葉で伝わるものではありません。
ときには社内で位の高い方々が、
雑務の大変さを身をもって経験することも
業務改善のためには重要な要素となり得るのではないかと思います。
そういった意味では私の場合には独立したことによって、
今までパートさんや後輩職員が処理してくれていた業務の大変さを
身をもって知ることができました。
その経験によって、少しずつではありますが
日々の業務を見直す良いキッカケとなっていますし、
そのおかげで改善できたことも少なからずあると思っています。
まずは自分がやってみる
このシンプルな行動こそが
業務改善のためには大事な一歩なのかもしれません。
最後に
今回は社内の業務改善についてお話ししました。
企業側としても業務改善が進めば労働効率も上がるため、
あの手この手で改善活動を促す努力を行っていますが、
なかなか思うように進まないことも多いかと思います。
そんなときには、
権限を持つ人が自ら身をもって体験することも、
現状の打開のためには大切ではないでしょうか？
それでは最後までお読み頂きありがとうございました。
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