皆さんこんにちは。
名古屋市昭和区の税理士、服部大です。
とうとう緊急事態宣言が発令されました。
対象となるのは７都府県であり、愛知県は対象外のようですね。
これが愛知県内での警戒を緩めるメッセージとならなければ良いのですが…。
さて、今日はDropboxについてお話ししたいと思います。
データ管理・バックアップはDropboxが便利！
私が独立開業する上でとても悩んでいたのは、
お預かりする顧客情報や資料の保管場所についてでした。
紙であれば不要となった際にシュレッダーにかければいいのですが、
過去の申告書データなどの電子データの保管場所をどこに用意すれば良いのか
なかなか良い案が浮かびませんでした。
というよりもそういったことに疎くてどうすべきかわかりませんでした。
前職では定期的に外付けHDDへバックアップデータを作成していましたが、
結構手間が掛かっていた印象だったので他に何か方法はないかと思い、
色々調べてみた結果、最終的にはクラウドストレージという結論に至りました。
私の拙い知識ではDropboxやGoogleドライブなどの
数あるクラウドストレージ同士の比較まではできませんが、
今回外付けHDDではなくクラウドストレージの利用を決めた理由を２点挙げます。
①PCやHDDの故障の場合も安心！
まずPC内のハードドライブに保存する場合については、
そのPC自体が壊れてしまえばデータを取り出せなくなるリスクがあります。
外付けHDDの場合、HDD自体の故障に備えてデータ保存先のドライブを
複数台用意することにより故障リスクを回避するものもあるようですが、
HDDのサイズ的にも大きなものであり、
独立間もない私にとってはお値段が少々高いです。笑
あとは私の希望としてはできる限り物理的に雑多な状態を作りたくないので、
可能であればモノではなく電子的な情報として残していきたいという
想いもあり、別のツールを検討することにしました。
その結果たどり着いたのがクラウドストレージによるバックアップ方法であり、
これであれば保存するデータが自分のPCではなくクラウド上に保管されるので
PC自体への負荷も軽減することができることと思います。
そしてデータがクラウド上にあるということは、
万一PCが突然壊れたとしても別のPCからアクセスすれば
元のデータを取り出すことが可能となります。
②お客様とのデータのやり取りがカンタンに！
個人的にはこちらの理由が非常に大きいのですが、
Dropboxの場合、フォルダやデータごとに共有することが可能です。
また共有する場合には相手に編集する権限を与えるのか、
閲覧のみを可能とするのかをデータごとに区分することもできるのです。
税理士業務の場合、毎月のように現金出納帳や普通仕訳帳などの月次資料を
お客様から送って頂く必要があり、その都度メール送信して頂いていましたが、
Dropboxの共有機能を活用していけば
お互いに煩わしいやり取りを省略することができる上に、
各々がクラウド上にある唯一のデータを直接編集できるため、
「どのデータが最新のものだっけ？」というような事態も避けることができます。
現時点では未だお客様とのやり取りでDropboxを活用していませんが、
今後はDropboxの利便性を力説し、一緒に使って頂けたらいいなと思います。笑
最後に
本日はデータ保管についてDropboxのお話をさせて頂きました。
こういったツールを活用しながら、
私だけではなくお客様にも「楽になったなあ」と実感してもらえることが
最終的なゴールかなと思っています。
では今日もお読み頂きありがとうございました。
またお会いしましょう。
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