私が独立開業して１年が過ぎましたが、
当初から”電話対応”を原則行わないことを掲げてきました。
勤務時代は電話がひっきりなしに鳴る事務所だったため、
『電話NG』の方針とすることは正直不安もありました。
しかし今となっては正しい判断だったと感じています。
今回は、私が原則として電話対応を行わない理由についてお話しします。
電話のデメリットとは？
ゆとり税理士の私にとって、
学生時代からメールなどでやり取りをすることが多い世代ということもあり、
元々電話での通話が苦手でした。
しかし独立してから電話対応を行わないことに決めたのは、
単に「苦手だから」という理由だけではなく、
電話対応にはいくつかのデメリットがあると感じたからです。
相手側にとって「都合の良いタイミング」を
考えなければならない
電話をかける際には相手側の状況がわかりません。
「忙しければそもそも電話に出ない」という方もいるでしょうが、
相手にとってベストなタイミングで通話をすることは困難であり、
受け手が掛け手の都合に合わせる図式になってしまいます。
私から電話をかける場合、例えば飲食店であれば忙しい時間帯を避けるなど
相手によって都合の良いタイミングを見計らって連絡していましたが、
そもそも電話以外の連絡手段であればこのようなことにヤキモキしなくて済みます。
メールやChatworkなどのツールを用いれば、
お相手の都合のいいときに内容を確認して頂くことができますからね。
電話の都度、仕事が中断し、業務効率が低下する
先ほどの内容と重複する部分もありますが、
突然電話がかかってくることによって仕事を一時中断しなければなりません。
電話を切った直後にスムーズに仕事に戻れるのであれば良いですが、
「どこまでやったんだっけ？」となってしまえば非効率になるでしょう。
特に短いスパンで何回も電話が掛かってくると頭の中がこんがらがってきますよね。
また電話の要件を先に対処しなければならない場合には、
先に行っていた業務を終わらせることができず、余計に業務効率は低下してしまいます。
（もちろん電話の内容が急ぎの案件であれば仕方ないことですが…。）
ひとつひとつの業務を集中して完結させるために、
電話による中断はできる限り避けることがお互いにとって好ましいと思っています。
そもそも税理士業務は”急ぎの要件”が少ない
電話が必要ないと考えるもうひとつの理由として、
税理士業務には急ぎの要件が少ないという特性が挙げられます。
納期限や提出期限ギリギリの場合には
急いで連絡を取り合う必要があるかもしれませんが、
基本的に期限ギリギリには仕事をしないようにしているので
そのような状況に陥ることは滅多にありません。
それ以外に「今すぐ税理士に連絡を取らなきゃ！」という状況は考えにくく、
連絡事項の９割以上はメールなどでのやり取りで十分可能だと思います。
このような理由から、
独立してからのお客様には緊急の連絡先として電話番号もお伝えしていますが、
基本的にはメールやChatworkでのやり取りをお願いしています。
もちろんメールだからといってほったらかしにするのではなく、
時間を見つけて可能な限り素早いレスポンスを心掛けていますよ！
まとめ
今回は独立当初から掲げている、電話対応を行わない方針についてお話ししました。
文章で伝えるのがどうしても難しいときなどは電話を用いることもありますが、
メールなどの方がお客様側としても気軽に質問しやすいのではないかと思います。
この先、考え方が変わることもあるかもしれませんが、
とりあえず現状は電話以外のツールを用いる方針を続けていきたいと考えています。
それでは最後までお読み頂きありがとうございました。
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