皆さんこんにちは。
名古屋市昭和区の税理士、服部大です。
今月は独立して初めての決算申告手続きを行っているのですが、
目標としていた完全ペーパーレス化を無事達成しましたのでご報告いたします。
決算申告手続きの完全ペーパーレス化する効果！
これまで税理士業界に身を置いて８年半。
日々の業務の中で最もコピー用紙を消費するのは、
月次巡回業務と決算申告業務でした。
両方に共通するのは「総勘定元帳」という帳面なのですが、
これは両面印刷したとしても、顧客ごとにおよそ100～200枚の用紙が必要となります。
少し実務の話になりますが、私の前職の税理士法人では、決算手続きの際、
この総勘定元帳を決算整理仕訳の入力前（セルフチェック用）と入力後（上長チェック用）
の２回、出力することもありました。
したがって総勘定元帳だけでも、
決算時には200～400枚ものコピー用紙を消費することとなります。
それに加えて法人税の申告書だの内訳書だのを出力すると、
決算手続き全体では、１件につき300～500枚もの用紙を使わなければならないことでしょう。
これを「無駄」と言うつもりはありませんが、
もし削減できたとしたら決算手続きを何度も積み重ねていくうちに
ペーパーレス化による効果はどんどん発揮されていくと考えていたわけなのです。
ペーパーレスで効果を発揮するDocuWorksとデュアルディスプレイ
そんな背景もあって決算手続きのペーパーレス化に挑戦したわけなのですが、
個人的にはペーパーレス化することによって不便になることもあるだろうと
考えていました。
イメージで言うとこんな感じです。
コピー用紙の消費量が削減されるので、
当然コスト面ではペーパーレス化した方がメリットが大きいのですが、
その一方で効率性や仕事のやりやすさでは紙媒体の方に分があると思っていたのです。
特にペーパーレス化を始めたばかりの段階では、
どうしても慣れ親しんだ紙媒体の方がやりやすさを感じるだろうなと想像していましたし、
ペーパーレス化のためには、
そういった紙媒体ではない不便さをいかに和らげていくかが課題となるだろう
と予想をしていたわけなのです。
しかし実際にやってみるとどうでしょう。
まさかの効率性や仕事のやりやすさもペーパーレスの圧勝だったのです。
つまりペーパーレスの完全勝利でした。
そしてこの予想外の結果をもたらしたのは、
DocuWorksとデュアルディスプレイの存在に他なりません。
DocuWorksでチェックの痕跡を記録！
決算手続きを行うにあたっては、
各書類の整合性をキッチリとチェックしなければなりません。
数字の修正などにより一部の差し替えが発生することもしばしばですが、
そのようなことを繰り返していると、
チェックの痕跡がなければどこまで進んだか迷子になってしまいます。
したがってペーパーレス化した場合にも、
チェックの痕跡を残すことが必要不可欠となってくるのですが、
これはDocuWorksによって完全に代替が可能でした！
下図はDocuWorksで作成したサンプルなのですが、
画像の中の青い『HD』印が、私が使用しているチェック印です。
その他にもマーカーを引いたり、付箋を貼ったり、枠で括ったり、
紙媒体でやれることはDocuWorks上でもしっかりと再現できますし、
訂正があっても簡単に直すことができるのはむしろ電子だからこそですよね！
ちなみにDocuWorks上の作業スペースも、
クリップ留めやクリアファイル、バインダーなどにまとめて綴じ込むこともできるので
PC上のデスクの上がぐちゃぐちゃになる心配もありません。
DocuWorksなくしては
私の決算手続きを完全ペーパーレス化することは不可能だったのは
間違いないでしょう。
２画面で作業効率アップ！
もうひとつ大きな役割を果たしたのはデュアルディスプレイです。
いくらDocuWorksで電子上のチェックが可能だったとしても、
それをひとつの画面で行わなければいけないとしたら
色々なデータを縮小化したり最大化したり繰り返す羽目になり、
非常に手間がかかります。
効率的にチェック作業を行うためには、実際に机の上に書類を並べるのと同様に、
画面上でも横並びで見れるようにしなければチェック効率は下がってしまいます。
この横並びの画面を実現してくれるのがデュアルディスプレイです。
この２画面でチェックしたいDocuWorksデータを横並びで表示することにより、
それぞれの整合性を確認しながらチェック印を押すことができるのです。
ちなみに欲を言えばPCモニターをもうひとつ追加して３画面化することにより
更に作業効率を上げたいところなのですが、
とりあえず今はデュアルディスプレイで作業しています。
「ノートパソコンの画面ではやっぱり小さいなあ」と思い始めたら、
３画面化も検討していこうと思っています。
最後に
今日は決算手続きの完全ペーパーレス化についてお話ししました。
お客様へ納品するものについては紙媒体で出力せざるを得ないものもありますが、
それ以外の自分用のものについては一切プリンターを使うことなく
仕事ができるように徹底していきたいなと思います。
それでは本日もお読み頂きありがとうございました。
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